Ratgeber
Was ist Personaleinsatzplanung?
Definition, Abgrenzung zu Dienstplan und Workforce Management — die Grundlagen kompakt.
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Personaleinsatzplanung & Workforce-Management-Software im Vergleich
Welche Lösung passt zu Ihrem Schichtbetrieb? Wir vergleichen Anbieter für mittlere und große Unternehmen nach festen redaktionellen Kriterien — Funktionen, Eignung, Kostenfaktoren.
Redaktionell, anbieterunabhängig. Bezahlte Platzierungen sind als Anzeige gekennzeichnet.
Welche Software für Personaleinsatzplanung passt zu welchem Unternehmen?
Für große Unternehmen mit komplexem Schichtbetrieb kommen vor allem Enterprise-Workforce-Management-Systeme wie ATOSS, GFOS, Kelio, Quinyx und shyftplan infrage — sie decken Bedarfsprognose, Zeitwirtschaft und Tarifregeln ab und sind je nach Anbieter als Cloud oder On-Premises verfügbar. Für mittelständische, schichtbasierte Betriebe eignen sich schlankere Lösungen wie clockin, Papershift, Aplano oder Ordio. Aus unserer Sicht hängt die passende Wahl vor allem von Betriebsgröße, Schichtkomplexität und Integrationsbedarf (Lohn/HR/ERP) ab — alle hier verglichenen Anbieter geben Server in Deutschland bzw. der EU an (laut Anbieter).
Funktionsvergleich der Anbieter
Gegenüberstellung zentraler Funktionen für die Personaleinsatzplanung im Enterprise-Umfeld.
| Anbieter | Für wen geeignet | Server | Gegründet | Zielgröße | Betrieb | Preis | Bedarfsprognose | Hardware-Terminals |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Enterprise-WFM große Unternehmen, komplexer Schichtbetrieb | ||||||||
| ATOSS | Mittlere und große Unternehmen · komplexer Schichtbetrieb · Cloud oder On-Premises | 🇩🇪 🇪🇺 | 1987 | ab ~50 Mitarbeitende | Cloud (Microsoft Azure, EU-Datengrenze als Option) oder On-Premises | auf Anfrage Kauflizenz mit Softwarepflege, Softwaremiete oder Cloud-Subscription (laut AGB); keine öffentlichen Listenpreise | ✓ | — |
| GFOS | Mittelstand bis Großunternehmen · Zeitwirtschaft + Einsatzplanung · Cloud oder On-Premises | 🇩🇪 | 1988 | ab ~50 Mitarbeitende | Cloud (DE) oder On-Premises | auf Anfrage Modular; SaaS-Pakete Base / Professional / Enterprise | ✓ | — |
| Quinyx | Filialisierte/dezentrale Strukturen · mobile Schichtplanung mit Self-Service · Cloud-Betrieb (AWS, EU) | 🇪🇺 | 2005 | ab ~300 Mitarbeitende | Cloud (AWS) | auf Anfrage Individuelles Angebot, modular nach Funktionsumfang (laut Anbieter) | ✓ | — |
| Kelio (Bodet) | Mittlere bis große Unternehmen · Zeitwirtschaft + Terminals · Cloud oder Lizenzmodus | 🇪🇺 | k. A. | Mittelstand bis größere Organisationen (laut Anbieter) | Cloud/SaaS (europäische Rechenzentren) oder Lizenzmodus | auf Anfrage SaaS-Abo (Kelio On Demand) oder Lizenzmodus, modular | ✓ | ✓ |
| shyftplan | Produktion & Industrie · mehrschichtiger Betrieb · Cloud-Betrieb | 🇩🇪 | 2012 | keine Mindestgröße genannt; Ausrichtung auf Industrie- und Enterprise-Kunden (laut Anbieter) | Cloud | auf Anfrage Cloud-Abo in drei Paketen (shyftplanner, shyftskills, Enterprise Suite); Vergütung laut AGB nach Zahl der User | — | — |
| Mittelstand · Dienstplan KMU & Mittelstand, schneller Einstieg | ||||||||
| clockin | KMU, Handwerk & Dienstleister · mobile Teams · Server in DE (laut Anbieter) | 🇩🇪 | 2018 | ab ~5 Mitarbeitende | Cloud, deutsche Server (laut Anbieter) | ab 3,59 €/Nutzer/Monat (Starter, 24 Monate Laufzeit, zzgl. MwSt.); Schichtplanung-Add-on ab 27 €/Monat Pro Nutzer/Monat in drei Paketen (Starter/Pro/Expert); Schichtplanung als Add-on; Enterprise ab 50 Mitarbeitenden auf Anfrage | — | — |
| Papershift | Kleinbetriebe bis Großunternehmen · Plan + Zeit + Abwesenheiten + Lohnvorbereitung · Server in DE | 🇩🇪 | 2015 | keine Mindestgröße laut Preisseite; laut Anbieter von kleinen Betrieben bis Großunternehmen | Cloud (DE) | ab 4 €/Mitarbeiter/Monat zzgl. MwSt. (Core; Dienstplanung ab Premium 6 €), zzgl. Basic-Support 39 €/Monat Pro Mitarbeiter/Monat je Paket (Jahres-Abo) + Basic-Support 39 €/Monat | — | ✓ |
| Aplano | Kleine bis mittlere Teams · Schichtbetrieb · Preis pro Mitarbeitendem · 14 Tage Testphase | 🇺🇸 | k. A. | Kleinteams bis Filialbetriebe (keine Mindestnutzerzahl genannt) | Cloud / SaaS (Google Firebase) | ab 0,50 €/Mitarbeitender/Monat (Core; Basic 2 €, Pro 4,50 €) Pro aktivem Mitarbeitenden/Monat, drei Tarife (Core/Basic/Pro), monatlich kündbar | — | — |
| Ordio | Schichtbetriebe · Plan + Zeit + Lohn in einem · Preis pro Standort | 🇩🇪 🇪🇺 | 2020 | keine Mindestgröße laut Preisseite; Enterprise-Tarif ab 70 Mitarbeitenden | Cloud (DE) | ab 89 €/Standort/Monat (Starter, bei jährlicher Abrechnung) Pro Standort/Monat (unabhängig von der Mitarbeiterzahl) | — | — |
Kernfunktionen (Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Schichttausch, Mobile App) sind bei allen gelisteten Anbietern vorhanden — verglichen werden die unterscheidenden Kriterien. Enterprise-WFM = große Unternehmen (Preis meist auf Anfrage); Mittelstand · Dienstplan = KMU mit transparenten Preisen.
Für wen geeignet = redaktionelle Fit-Einordnung aus den Steckbrief-Fakten (keine Wertungsnote). Gegründet / Serverstandort / Preise soweit öffentlich verfügbar, ohne Gewähr (Stand 06/2026). Die Reihenfolge ist redaktionell und nicht käuflich; bezahlte Einträge sind als Anzeige markiert. Kriterien: Methodik.
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Was kostet Personaleinsatzplanung-Software?
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Nach Segment: Enterprise-WFM für große Unternehmen, Mittelstand · Dienstplan für KMU.
Enterprise-WFM
ATOSS
Enterprise-WFM
Deutscher Anbieter für Workforce Management und Personaleinsatzplanung (seit 1987), Cloud oder On-Premises.
- Gegründet
- 1987 · 861 (30.06.2026) MA
- Server
- 🇩🇪 🇪🇺 Deutschland / EU
- Zielgröße
- ab ~50 Mitarbeitende
- Preis
- auf Anfrage
Redaktionelle Einschätzung
Hohe Funktionstiefe für Workforce Management mit Regelwerk für Gesetze, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
GFOS
Enterprise-WFM
Deutscher Anbieter für Workforce Management mit Wurzeln in Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung.
- Gegründet
- 1988
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- ab ~50 Mitarbeitende
- Preis
- auf Anfrage
Redaktionelle Einschätzung
Deutscher Anbieter mit Wurzeln in der Zeitwirtschaft und breitem Workforce-Management-Modulumfang, laut Anbieter u. a. in Produktion, Handel und Gesundheitswesen im Einsatz.
Quinyx
Enterprise-WFM
Cloud-basiertes Workforce Management mit Schwerpunkt auf Schichtplanung und mobiler Nutzung.
- Gegründet
- 2005 · ~300 MA
- Server
- 🇪🇺 EU
- Zielgröße
- ab ~300 Mitarbeitende
- Preis
- auf Anfrage
Redaktionelle Einschätzung
Cloud-Lösung mit Schwerpunkt auf mobiler Einsatzplanung, Mitarbeiter-Self-Service und KI-gestützter Bedarfsprognose.
Kelio (Bodet)
Enterprise-WFM
Workforce-Management- und Zeiterfassungslösung der Bodet-Gruppe, auch mit eigenen Zeiterfassungsterminals.
- Gegründet
- k. A.
- Server
- 🇪🇺 EU
- Zielgröße
- Mittelstand bis größere Organisationen (laut Anbieter)
- Preis
- auf Anfrage
Redaktionelle Einschätzung
Solide Kombination aus Zeitwirtschaft und Einsatzplanung, Besonderheit: eigene Zeiterfassungs-Hardware.
shyftplan
Enterprise-WFM
Cloud-Lösung für Schichtplanung mit Ausrichtung auf Produktion und Industrie.
- Gegründet
- 2012 · 50+ MA
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- keine Mindestgröße genannt; Ausrichtung auf Industrie- und Enterprise-Kunden (laut Anbieter)
- Preis
- auf Anfrage
Redaktionelle Einschätzung
Auf automatisierte industrielle Schichtplanung ausgerichtete Lösung; passend bei komplexen Produktions-Schichtmodellen mit hinterlegten Planungsregeln.
Mittelstand · Dienstplan
clockin
Mittelstand
Digitale Zeiterfassung und Dienstplanung „Made in Germany" für kleine und mittlere Betriebe.
- Gegründet
- 2018 · 70+ MA
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- ab ~5 Mitarbeitende
- Preis
- ab 3,59 €/Nutzer/Monat (Starter, 24 Monate Laufzeit, zzgl. MwSt.); Schichtplanung-Add-on ab 27 €/Monat
Redaktionelle Einschätzung
Zeiterfassung mit zubuchbarer Schichtplanung, öffentlicher Preisliste und deutschen Servern laut Anbieter; ausgelegt auf mobile Teams in Handwerk und Dienstleistung.
Papershift
Mittelstand
Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten in einer Plattform — laut Anbieter für kleine Betriebe bis Großunternehmen.
- Gegründet
- 2015
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- keine Mindestgröße laut Preisseite; laut Anbieter von kleinen Betrieben bis Großunternehmen
- Preis
- ab 4 €/Mitarbeiter/Monat zzgl. MwSt. (Core; Dienstplanung ab Premium 6 €), zzgl. Basic-Support 39 €/Monat
Redaktionelle Einschätzung
Plattform mit Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung; zu prüfen: benötigte Paketstufe (Dienstplanung ab Premium) und die monatliche Support-Pauschale.
Aplano
Mittelstand
Online-Dienstplanung und Zeiterfassung mit Abrechnung pro Mitarbeitendem und 14-tägiger Testphase.
- Gegründet
- k. A.
- Server
- 🇺🇸 USA
- Zielgröße
- Kleinteams bis Filialbetriebe (keine Mindestnutzerzahl genannt)
- Preis
- ab 0,50 €/Mitarbeitender/Monat (Core; Basic 2 €, Pro 4,50 €)
Redaktionelle Einschätzung
Gestaffeltes Angebot: Planung und App im Core-Tarif, Schichttausch ab Basic, Zeiterfassung, Verfügbarkeiten und API im Pro-Tarif. Passend, wenn Funktionen schrittweise zugebucht werden sollen.
Ordio
Mittelstand
HR-Plattform für schichtbasierte Betriebe — Dienstplan, Zeiterfassung und Lohn in einem.
- Gegründet
- 2020
- Server
- 🇩🇪 🇪🇺 Deutschland / EU
- Zielgröße
- keine Mindestgröße laut Preisseite; Enterprise-Tarif ab 70 Mitarbeitenden
- Preis
- ab 89 €/Standort/Monat (Starter, bei jährlicher Abrechnung)
Redaktionelle Einschätzung
Plattform mit Dienstplan, Zeiterfassung (ab Plus-Tarif) und Lohn in einem; zu prüfen: Preislogik je Standort-/Teamstruktur.
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Häufige Fragen zur Personaleinsatzplanung-Software
Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce-Management-Software?
Personaleinsatzplanung (Dienstplanung) deckt vor allem Schicht- und Einsatzplanung ab. Workforce-Management (WFM) ist umfassender und ergänzt Bedarfsprognose, Zeitwirtschaft und Auswertungen. Für kleinere Betriebe reicht oft die reine Dienstplanung, während große Unternehmen mit komplexem Schichtbetrieb eher zu einem integrierten WFM-System greifen. Mehr dazu im Ratgeber.
Welche Software eignet sich für große Unternehmen mit komplexem Schichtbetrieb?
Für große Unternehmen mit vielen Schichtmodellen und Tarifregeln eignen sich Enterprise-WFM-Systeme wie ATOSS, GFOS, Kelio, Quinyx oder shyftplan. Sie decken neben der Planung auch Bedarfsprognose und Zeitwirtschaft ab und sind je nach Anbieter als Cloud oder On-Premises verfügbar (laut Anbieter). Welche Lösung im Einzelfall passt, hängt von Branche, Größe und Integrationsbedarf ab — eine erste Einordnung gibt der Auswahl-Assistent.
Was kostet Personaleinsatzplanung-Software?
Cloud-Lösungen werden meist pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet; im Enterprise-Umfeld ist ein individuelles Angebot die Regel. Neben dem Lizenzpreis zählen Einführung, Schnittstellen und Support zu den Gesamtkosten (TCO). Eine Übersicht der Kostenfaktoren gibt der Kosten-Ratgeber; verbindliche Preise nennt ausschließlich der jeweilige Anbieter im individuellen Angebot.
Cloud oder On-Premises — was ist für die Personaleinsatzplanung sinnvoll?
Cloud-Lösungen sind schneller startklar und werden laufend gewartet; On-Premises bietet mehr Kontrolle über Betrieb und Datenhaltung. Reine Cloud-Anbieter wie Quinyx oder shyftplan eignen sich für dezentrale, mobile Strukturen, während Systeme wie ATOSS, GFOS oder Kelio wahlweise auch On-Premises verfügbar sind (laut Anbieter). Die Wahl richtet sich nach IT-Strategie, Compliance-Anforderungen und Standortstruktur.
Wo stehen die Server der Anbieter — ist das für die DSGVO relevant?
Alle in diesem Vergleich betrachteten Anbieter geben einen Server-Standort in Deutschland bzw. der EU an (laut Anbieter). Ein Serverstandort in der EU und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erleichtern die datenschutzkonforme Nutzung nach DSGVO. Maßgeblich sind die Angaben und Verträge des jeweiligen Anbieters.
Welche Lösung passt für mittelständische, schichtbasierte Betriebe?
Für den Mittelstand und kleinere Schichtbetriebe eignen sich schlankere, meist cloudbasierte Lösungen wie clockin, Papershift, Aplano oder Ordio — teils mit integrierter Zeiterfassung und Lohn-Vorbereitung. Sie sind in der Regel schneller eingeführt als ein vollständiges WFM-System. Der Auswahl-Assistent ordnet in wenigen Fragen ein, welche Klasse zu Ihrem Betrieb passt.